73% des spécialistes du marketing B2B affirment que les webinars sont le meilleur moyen de générer des prospects de haute qualité. Il est facile de comprendre pourquoi – les webinars sont très intéressants et instructifs.

Mais certaines personnes croient toujours que les webinars sont trop compliqués à exécuter, surtout quand il s’agit de mettre en place un flux de travail de webinar efficace.

Qu’est-ce qu’un workflow de webinar?

Eh bien, un workflow est une série de tâches séquentielles qui, une fois terminées, atteignent un certain objectif.

Pour les webinars, cela fait référence au voyage numérique que vos participants effectuent avant, pendant et après avoir assisté à votre webinar (ou webcast ou événement virtuel). Il comprend la page d’inscription, l’invitation par e-mail, le rappel, la page de l’auditorium et le suivi du webinar.

Mettre en place un workflow de webinar n’est pas vraiment compliqué, mais vous voudrez le planifier afin de ne rien manquer, tout en vous assurant que tout est sur la marque et sur le message. Il variera également légèrement en fonction de votre plateforme de webinar et de votre CRM. Par exemple, si vous utilisez l’intégration du webinar WorkCast for HubSpot, une grande partie de votre flux de travail sera automatisée.

Mais, la prémisse de base est la même quels que soient les outils que vous utilisez – examinons donc comment créer un workflow de webinar.

Étape 1: créez vos pages de destination

Les landing-Page sont la première étape de tout flux de travail de webinar. Pourquoi? Parce que le reste de votre documentation marketing pointera vers au moins une de ces pages, elles doivent donc être complètes.

Pour les webinars, vous aurez besoin des pages de destination suivantes:

  • Landing-Page
  • Page de remerciement / Page de confirmation
  • Salle

La Landing-Page est vraiment importante car c’est la passerelle vers votre événement.

Non seulement vous voulez vous assurer que c’est sur la marque, mais votre messagerie doit être suffisamment convaincante pour que les gens s’enregistrent. Je sais, cela peut être plus difficile qu’il n’y paraît, mais cela peut aider à garder à l’esprit les éléments suivants:

  1. Assurez-vous d’avoir un excellent titre optimisé
  2. Un sous-titre peut aider: il doit être solide et résumer succinctement les avantages du webinar
  3. Ayez un CTA solide: inscrivez-vous maintenant, inscrivez-vous et enregistrez votre siège sont tous des CTA forts et clairs, mais n’ayez pas peur de faire preuve de créativité
  4. Sectionnez votre copie: les paragraphes courts et succincts sont plus faciles à lire (5 lignes ou moins) et les puces sont également un excellent moyen d’attirer l’attention sur des informations importantes ou intéressantes
  5. Aide photos: une bonne image d’en-tête, et bien sûr, de superbes images de vos haut-parleurs donnent une touche visuelle à la page (et n’oubliez pas de mettre un texte alternatif pertinent pour le référencement)

Ces conseils sont également pertinents pour votre auditorium. Votre travail n’est pas terminé une fois que votre participant s’est inscrit et confirmé. Si votre page d’auditorium n’est pas convaincante, les gens ne regarderont pas réellement le webinar. Pour obtenir ce taux de conversion très important, assurez-vous que votre page d’auditorium suit l’exemple de votre page d’inscription.

Et n’oubliez pas la page de confirmation. Cela peut sembler être une petite chose, mais il est important de donner à vos participants potentiels tous les outils dont ils ont besoin pour assister, comme un rappel de calendrier.

Pensez au rappel de calendrier comme à l’étape 1.1 de votre flux de travail. Cela doit être configuré pour votre page de confirmation (et les e-mails de confirmation, que nous verrons ensuite).

Étape 2: mail de confirmation et de rappel

Il est important de configurer vos e-mails de confirmation en même temps que vos pages de destination afin que les participants reçoivent immédiatement une confirmation par e-mail dans leur boîte de réception.

Les e-mails de confirmation ne doivent pas être élaborés – et en fait, de nombreuses plates-formes de webinars automatisent cette partie du flux de travail pour vous – mais elles doivent inclure la date et l’heure du webinar, une option à ajouter au calendrier et un lien qui les envoie à votre page d’auditorium.

Les e-mails de rappel peuvent également être configurés en même temps et doivent au moins inclure les mêmes informations, bien que vous souhaitiez peut-être envoyer des rappels plus complets à partir de votre propre client de messagerie.

À quelle fréquence devez-vous envoyer les e-mails de rappel? Cela dépend mais nous avons réussi à envoyer un rappel d’une semaine, un rappel d’une journée, un rappel d’une heure et (oui et) un rappel de 15 minutes. Cela peut sembler beaucoup, mais vous seriez surpris de la facilité avec laquelle les gens oublient qu’ils se sont inscrits à quelque chose. Garder votre événement en tête pour eux est essentiel pour garantir leur participation effective.

Étape 3: Invitation par mail

Ok, donc je n’ai probablement pas à vous dire que votre invitation est l’un des aspects les plus cruciaux de votre flux de travail de webinar. L’e-mail est le moyen le plus efficace pour amener les gens à votre webinar, donc votre invitation par e-mail doit être excellente.

Comment est-ce que tu fais ça? Eh bien, comme lorsque vous composez vos pages de destination, il est utile de regarder les différents composants de votre invitation:

QUOI: Titre de votre webinar
QUAND: Heure du webinar (date, heure et durée)
QUI: Conférenciers, invités, hôtes, etc.
COMMENT: CTA et instructions pour vous inscrire
POURQUOI: Que proposez-vous aux participants?

N’oubliez pas non plus votre ligne d’objet. C’est la première chose que les gens verront dans leur boîte de réception. Suivez les meilleures pratiques que nous avons mentionnées jusqu’à présent – moins c’est plus. Votre ligne d’objet doit être courte, solide et pertinente. Il peut également aider à le personnaliser (les e-mails avec des sujets personnalisés sont 26% plus susceptibles d’être ouverts )

Même chose avec votre copie. Court, simple mais clair et intéressant. Vous devez dire aux gens pourquoi ils devraient abandonner une heure de leur temps pour vous écouter.

Et rappelez-vous, une invitation par e-mail ne fera pas grand chose! La plus grande erreur que nous voyons faire est d’envoyer une invitation et d’attendre que les participants viennent en masse. L’envoi de plusieurs invitations par e-mail est la clé pour augmenter vos inscriptions. Idéalement, vous commenceriez à promouvoir 4 semaines, puis enverriez 1 invitation par semaine (aux non-inscrits) jusqu’au jour du webinar. Nous constatons que plus de 35% de nos inscrits s’inscrivent la semaine du webinar .

(Autre astuce secrète: nous avons augmenté les inscriptions au webinar de plus de 20% en envoyant une invitation le jour du webinar).

Si vous avez peur de bombarder vos contacts, apportez une valeur ajoutée à chaque e-mail suivant, c’est-à-dire annoncez vos intervenants dans le deuxième e-mail, dirigez-les vers un article de blog pertinent dans le troisième.

Découvrez comment créer un workflow de messagerie

Étape 3.1 Autre promotion

N’oubliez pas vos autres canaux promotionnels. Médias sociaux, recherche payante, blog, même Google My Business . Ce sont tous des canaux à votre disposition, et vous ne devez pas les négliger dans le cadre de votre stratégie de webinar. Bien que cette promotion ne fasse pas strictement partie de votre flux de travail, elles sont connectées.

Vous enverrez des participants de ces médias à vos pages de destination et à vos auditoriums, alors assurez-vous de tout garder sous la marque et cohérent avec votre messagerie.

Étape 4: Suivi post-webinar

Votre flux de travail de webinar ne se termine pas lorsque votre webinar le fait. Il y a quelques éléments clés pour assurer un suivi efficace avec vos participants.

Le premier est l’ enregistrement à la demande . Lorsque WorkCast organise des webinars, nous envoyons l’enregistrement à la demande aux inscrits et aux participants. Tout le monde ne peut pas faire l’événement en direct, et même ceux qui l’ont fait, peuvent vouloir prendre leur temps et parcourir à nouveau le contenu.

Encore une fois, de nombreuses plateformes peuvent automatiser cette partie de votre flux de travail, mais nous avons trouvé plus de succès en envoyant cela à partir de notre propre client de messagerie (nous utilisons HubSpot). Cela nous permet de vraiment personnaliser le message et d’offrir des extras tels que des téléchargements ou un lien vers notre prochain webinar.

Vous voudrez peut-être également apporter des éléments tels que des enquêtes sur les demandes de commentaires afin de pouvoir recueillir plus d’informations pour / sur vos webinars.

Il est également préférable d’envoyer le suivi 24 à 48 heures après le webinar. Vous voulez garder ces perspectives chaudes et engagées. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas également faire un suivi avec eux plus tard, mais le fait de leur communiquer dans ce délai garantira qu’ils restent engagés (quelque chose que votre équipe commerciale vous remerciera).

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source: © WorkCast / Melissa Hugel